Modèle et conseils pour la rédaction de vos propositions commerciales
Que diriez-vous de remporter tous vos appels d’offres cette année ? Être le meilleur en théorie ne suffit pas. Celui qui gagnera, c’est celui qui aura su inspirer confiance et donner envie.
Le modèle de proposition commerciale ci-après propose de vous orienter dans la construction d’une présentation claire et solide quel que soit votre secteur d’activité.
Il est ici question de vous proposer des clés permettant d’organiser l’histoire que vous souhaitez raconter autour de votre offre.
C’est avant toute chose une histoire commune, celle de votre futur client et de la vôtre avec lui. Il a un besoin que vous avez compris et vous y répondez car vos compétences, votre expérience du secteur, des produits et des clients vous permettent de penser que vous saurez le satisfaire.
Votre futur client n’est pas un parmi d’autres, il est unique et votre proposition aussi.
« Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression. »
Executive summary
Ce résumé de votre proposition en une page est trop souvent négligé voir tout simplement omis. Sont rôle est pourtant décisif :
Avant tout, c’est la rubrique qui sera lue en premier. Souvenez vous de la bonne première impression.
Ensuite et surtout, car les décideurs n’ont généralement que quelques minutes à consacrer à l’analyse d’une proposition. Leur attention se portera donc sur l’Executive Summary et les quelques rubriques clés.
Que mettre dans cette rubrique ?
- « Je vous ai compris » / C’est l’histoire en quelques mots qui vous lie avec votre futur client
- Votre bonne compréhension du besoin. Ne perdez pas de vue ce que votre interlocuteur attend de vous
- Indiquez vos atouts et compétences clés
- Le chiffrage de votre prestation
1. Contexte en enjeux du projet
Reformulez ici votre compréhension du besoin et les enjeux pour votre futur client.
C’est ici que l’histoire commence « Il était une fois… ». Vous – Eux / Un besoin – une réponse.
Les décideurs qui liront votre proposition ont besoin d’être rassurés sur les 4 points suivants :
- Le candidat comprend-il l’importance et tous les enjeux du projet ?
- Le candidat s’intéresse-t-il à nous ? Sommes-nous pour eux, juste « un » parmi « d’autres » ?
- Le candidat a-t-il compris le besoin et intégré nos priorités ?
- Le candidat a-t-il intégré notre contexte, nos moyens et nos contraintes ?
« Je vous ai compris »
2. Pourquoi et comment avons-nous répondu à cet appel d’offres
Cette rubrique vise à donner du sens à votre candidature.
Vous devez montrer que votre candidature est exclusive et que croyez profondément que vous êtes le bon candidat :
- Vous répondez car ce projet correspond particulièrement à votre expertise
- Vous avez réalisé des missions / projets similaires qui se sont très bien déroulés à Intégrez un ou deux témoignages ou cas clients
- Vous avez une connaissance particulière du contexte
- Vous travaillez déjà régulièrement avec le prospect (gage de confiance)
En complément du pourquoi, vous pouvez parler du comment et rassurer votre prospect quant à votre motivation :
- Nous avons conduit des entretiens avec x personnes de votre société
- Nous nous sommes rendus sur place afin de…
- Nous avons réalisé en interne x ateliers de design thinking afin de…
3. Notre société et la vôtre :
Plutôt que de présenter 10 slides génériques sur votre société (que vous pouvez en revanche intégrer aux annexes), créez un ou deux slides sur ce qui vous lie à votre futur client.
Parlez des missions que vous avez déjà réalisées par le passé avec eux.
Cherchez vos points communs et mettez les en avant :
- Valeurs et culture d’entreprise
- Histoire (ancien groupe familiale, startup…)
- Présence géographique commune
- Engagements (pour la planète, sociétal…)
En pointant vos points communs et votre histoire commune, vous renforcez la confiance et l’envie
4. Notre proposition
Intégrez ici le cœur de votre proposition qui différera fortement selon votre secteur. Présentez votre produit, logiciel, vos recommandations…
- Si vous connaissez les priorités de votre prospect, insistez sur celles-ci
- Mettez vos atouts en avant
- Soulignez les éléments qui vous différencient de vos concurrents
- Parlez chiffres et résultats pour votre client
- Intégrez des images, des vidéos pour présenter votre produit
- Donnez au prospect une impression de choix, vous pouvez proposer certaines parties de votre solution en option
- Respectez l’ordonnancement et le contenu du cahier des charges si vous en disposez
5. L’équipe à votre service
Ne minimisez pas l’importance de l’humain. Votre prospect a besoin de se projeter avec vous. Il a surtout besoin de « valider » l’équipe qui travaillera pour lui.
Si vous travaillez dans les services, la partie des « CV » est une rubrique très consultée. Savoir avec qui l’on va travailler rassure. Chez TabTenders, nous pensons que cette rubrique est clés et nous recommandons systématiquement d’intégrer dans notre outil des pitchs vidéos de l’équipe projet (présentation de 30s).
Votre prospect aura déjà l’impression de vous connaitre. Il se projettera avec votre équipe.
6. Démarche d’accompagnement et méthodologie
Livrables : présentez pour chaque sous-partie les livrables associés. Roadmap, organigrammes, etc.…
Une méthodologie Agile pour un lancement sous 6 semaines
Méthodologie
- Présentez la méthodologie retenue, les raisons de ce choix
et les principales modalités opérationnelles
Planning du projet
Moyens et gouvernance
Moyens à mobiliser :
- Quelles seront les équipes à mobiliser côté client
- Quelles seront leurs charges de travail
- Quels rôles, quelles responsabilités
Gouvernance :
- Quels groupes de travail ?
- Quels comités de pilotage et de décision ?
- Quels reportings et moyens de communication ?
Outils et moyens techniques
En complément des moyens humains et si vous prévoyez d’utiliser des outils : logiciels de gestion de projets par exemple, vous pouvez en faire mention.
Attention, si votre société à l’habitude d’utiliser les derniers outils digitaux et que ceux-ci n’ont plus de secrets pour vous, ce n’est pas forcément le cas de votre prospect. Lui imposer un nouvel outil peut déjà être-en-soi un vrai projet en termes de conduite du changement. Un simple Powerpoint ou un Excel gardent l’avantage d’être connu de tous.
7. Proposition financière
Cette partie est la plus compliquée à aborder. Pourquoi ?
- A la différence de tout le reste de la présentation l’empathie, la sensibilité, l’émotion et la créativité n’ont pas leur place
- Le pragmatisme, l’honnêteté et la transparence en revanche sont les maitres-mots de votre proposition financière
- Il vous faut également montrer au lecteur qu’il n’est pas contraint et qu’il a une porte de sortie ou une variante possible
C’est la raison pour laquelle votre proposition commerciale doit comporter des hypothèses
- Tranche haute / tranche basse
- Options
- Indice de débordement par « lot »
- Ex. si le lot conception projet peut déraper alors ne pas hésiter à l’indiquer
- Les tarifs des ressources doivent être clairement indiquées et leur nombre transparent (notamment les stagiaires)
Alerter et montrer.
Les zones de dérives doivent faire l’objet d’une attention particulière de la part du fournisseur et du client
L’objectif ici est de maitriser ses coûts pour ne jamais surprendre votre client sur des factures en inadéquation avec votre proposition
Les scénarios de budgets doivent être clairement décrits.
- Même si votre proposition peut dans certaines configurations « dépasser » dites-le
- Les propositions commerciales les plus transparentes gagnent. Le client a son budget mais ne maitrise pas les contraintes de réalisation. Si le budget ne permet pas de réaliser le projet alors dites-le
